De kracht van een organisatie
Vandaag even iets anders: geen artikel over kennisdeling of de toepassing en wijzigingen van wet- en regelgeving. Maar een persoonlijk verhaal, geschreven vanuit de overtuiging dat we samen sterker staan. Al jaren is de definitie van een organisatie een stokpaardje dat ik regelmatig naar voren haal als het gaat om bedrijven én de mindset van mensen die met elkaar samenwerken. Om de gedachte van dit artikel dus direct even duidelijk te maken, wil ik eerst de definitie van een organisatie bepalen. Er worden verschillende definities gebruikt, maar de onderstaande vind ik persoonlijk het meest waardevol:
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen met een gemeenschappelijk doel.
Laat dit even op je inwerken. Later in dit artikel zal ik uitleggen waarom deze definitie zo waardevol is. Maar ook heel belangrijk is voor iedere gezonde organisatie. De bovenstaande definitie geeft in de eerste plaats namelijk aan dat het niet alleen over ondernemingen gaat. In dit artikel laat ik dan ook een aantal verschillende invalshoeken van een ‘organisatie’ aan bod komen.
Professionele organisaties
Binnen ondernemingen heb je altijd te maken met diverse samenwerkingsverbanden. Als persoon ben je nooit alleen verantwoordelijk voor je eigen werk. Je moet er ook voor zorgen dat de mensen met wie jij samenwerkt hun beste prestatie kunnen leveren. Wanneer je effectief samenwerkt met je collega’s, en zorgt dat jouw taken tijdig klaar zijn, kunnen zij de daaraan gerelateerde taken zonder vertraging oppakken. De afdeling draait als een geoliede machine, waarbij alle onderdelen elkaar ondersteunen. Er wordt samengewerkt met andere afdelingen om de gemeenschappelijke doelen van de organisatie na te streven. Jouw afdeling moet dus ook aanvullend en ondersteunend zijn aan de andere facetten van de organisatie.
Elkaar informeren is daarbij van groot belang. Je collega’s kunnen namelijk niet ruiken wat er allemaal speelt binnen de organisatie. Werkoverleg en afstemming van prioriteiten zijn daarom essentieel, maar dat hoeft echt niet elke maandagochtend in de wekelijkse vergadering. Het is een continu proces. Dus speelt er iets, vraag je dan even twee seconden af: ‘voor welke afdelingen binnen mijn organisatie heeft dit mogelijk impact?’ En informeer de juiste mensen. Hoe meer de organisatie (lees nog even de definitie terug) weet, des te beter jullie als samenwerkingsverband je doel behalen. Of dit gaat om het binnenhalen van een nieuwe order, het corrigeren van een foute levering of het voorkomen van (financiële) schade.
Wanneer je denkt ‘dat pakt mijn collega maar op’ of ‘dit laat ik liggen voor een ander’, dan verstoort dit het samenwerkingsverband. Het zorgt voor vertragingen in het werk, en ook in het bereiken van dat gemeenschappelijke doel. In het ergste geval ontstaan er irritaties en zelfs schade aan de organisatie. Om dit te voorkomen is het van belang om mensen aan te spreken op hun werkwijze en uit te leggen waarom hun gedrag niet bijdraagt aan het geheel. Werkt dit niet, dan moeten deze mensen worden vervangen voor mensen die wel in de organisatie passen. Dat klinkt misschien hard, maar de definitie zegt het al; we werken aan een gemeenschappelijk doel. Niemand is groter dan het geheel.
De organisatie en het gezinsleven
We staan er vaak niet bij stil, maar buiten het bedrijfsleven geldt de definitie van een organisatie ook voor onze thuissituatie en het gezinsleven. Schoonmaken, boodschappen doen en voor de kinderen zorgen. Ga je bijvoorbeeld samen een kamer schilderen, dan vorm je ook een organisatie van mensen om dit gemeenschappelijke doel te realiseren. De een zorgt voor de materialen, de ander begint met afplakken en de volgende legt kranten op de vloer tegen eventuele spetters. Vervolgens ga je samen de muur schilderen.
Natuurlijk kan je dit ook in je eentje doen, maar vele handen maken ligt werk. Wanneer je weet dat jij niet zo strak langs de lijntjes kunt verven, dan pak je lekker het midden van de muur waar je met een verfroller je gang kunt gaan. De persoon die wel een vaste hand heeft – en een strakke lijn kan trekken – pakt dan de buitenranden. In een organisatorisch verband klaar je zo de klus sneller, en is het (meestal) ook leuker wanneer de rolverdeling klopt en je goed op elkaar bent ingespeeld.
De organisatie als vereniging
Ook verenigingen zijn organisaties. Aan de ene kant heb je de bestuurders, de penningmeester en verschillende vrijwilligers die samenwerken om zo veel mogelijk mensen de mogelijkheid te geven hun hobby uit te oefenen. Aan de andere kant is de definitie van een organisatie op teamniveau helemaal eenvoudig in te beelden: bij een voetbalelftal dribbelt de verdediger niet in zijn eentje het hele veld over om tot een schot te komen. Veel effectiever is het om een pass naar het middenveld te geven, waar de bal vervolgens doorgespeeld wordt naar de spits. Maar ook een schaakvereniging moet ervoor zorgen dat er meerdere spelers samenkomen; in je eentje schaken is een stuk minder leuk dan met een tegenstander die jouw krakende brein test voor de volgende zet. Daarnaast is het zonder die tegenstander een stuk lastiger om jouw eigen vaardigheid te ontwikkelen (hoewel schaakcomputers je natuurlijk ook flink kunnen uitdagen). Daarnaast kan je met een schaakcomputer na afloop niet sparren over de gekozen strategie. Waarom je die ene zet wel of niet deed.
Een organisatie is een leerschool
Het is goed om te beseffen dat je tijdens je leven al onderdeel bent geweest van ontzettend veel organisaties. Denk aan dat huiswerkgroepje van school, het klassenproject, dat kinderfeestje, de vrijgezellenavond, je sportclub en natuurlijk je baan of bedrijf. In gezonde organisaties helpen mensen elkaar; kennis houd je niet voor jezelf. Als jouw collega minder goed is in bepaalde werkzaamheden kun je twee dingen doen: je collega coachen, of het werk dusdanig verdelen dat iedereen de output kan leveren die constructief is voor het geheel. Natuurlijk kan dit niet op alle vlakken. Er zijn altijd werkzaamheden die door bepaalde personen uitgevoerd moeten worden. Maar het gebruiken van talent voor de juiste dingen is ontzettend belangrijk. De kracht van samenwerking is de kracht van de organisatie.
We moeten ons daarnaast blijven realiseren dat het ene werk niet beter (of belangrijker) is dan het andere. Als de schoonmaakster het kantoor niet schoonmaakt, heb jij geen prettige en frisse werkplek om helder na te denken. En als die collega niet zo pietje precies is, heb jij geen mooie presentatie met cijfers waaruit je direct conclusies kan trekken. Jij kunt erop vertrouwen dat het klopt, omdat je weet dat er al goed naar gekeken is. En zie je toch nog een onvolkomenheid, dan kan het best eens zijn dat je collega er al 20 fouten uit heeft gehaald. Je ziet in dit geval de laatste fout omdat jij je kunt concentreren op zijn eindproduct, dat wellicht onder tijdsdruk is samengesteld. Dus geef elkaar ook de waardering waar het mogelijk is.
Samen op naar succes
Ik praat graag over organisaties; waarom werken dingen wel en waarom niet? En hoe krijg je in een organisatie alle neuzen dezelfde richting op? Het regelmatig herhalen van doelstellingen zorgt ervoor dat ze vers in het geheugen blijven. Bespreek het met je organisatie, of maak een organisatie binnen je organisatie die als gemeenschappelijk doel heeft de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. En te houden. Genoeg stof tot nadenken. En vergeet niet dat je slechts een onderdeel bent van een groter geheel. Wat automatisch ook betekent dat je het nooit alleen hoeft te doen. Samen bouwen aan dat gemeenschappelijke doel!
