Contact Us:

670 Lafayette Ave, Brooklyn,
NY 11216

+1 800 966 4564
+1 800 9667 4558

We krijgen er allemaal mee te maken

Hoe voer je een moderne bedrijfsadministratie?

240110_websiteartikelliggend2

Een kloppende administratie?

 

Het voeren van een bedrijfsadministratie: de ene ondernemer kijkt er elk kwartaal weer tegen op, de ander kan ontzettend genieten van het verwerken van bonnetjes, facturen en het creëren van een financieel overzicht. Hoe dan ook, het administratieve proces neemt de nodige tijd en middelen in beslag van de onderneming en de werknemers binnen de onderneming. Maar wat is nu ook alweer de reden dat we een administratie bijhouden? En hoe richten we dit slim in om niet onnodig tijd en middelen te besteden? In dit artikel vertelt Cornelis je de hoofdlijnen over het voeren van een moderne bedrijfsadministratie.

Wat zijn administratieve verplichtingen?

Oké, laten we beginnen bij het begin; wat valt er allemaal onder het voeren van een administratie? In essentie draait een bedrijfsadministratie voeren om het verzamelen, opslaan, verwerken en analyseren van gegevens en informatie. En wanneer we het zo omschrijven lijkt het helemaal niet zo ingewikkeld. In de praktijk zijn administraties vaak complexer dan gedacht. Toch is het iets waar je niet aan ontkomt, sterker nog: als ondernemer ben je ertoe verplicht. In artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) staat de verplichting beschreven voor belastingplichtigen (o.a. ondernemers) om een eerlijke administratie te voeren en relevante documenten voor een periode van 7 jaren te bewaren.

De wet stelt dat een administratie op zo’n manier moet worden gevoerd dat de financiële verplichtingen en rechten van de belastingplichtige duidelijk kunnen worden afgeleid. Waar het in de praktijk op neerkomt, is dat alle inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften en kasregister, overeenkomsten waaruit financiële verplichtingen en overige documenten die onderbouwen dat er sprake is van financiële rechten of verplichtingen op een overzichtelijke manier verwerkt moeten worden. Hieruit volgen vele (belasting)regels die in detail beschrijven welke regels van toepassing zijn op het voeren van een administratie. In dit artikel halen we slechts één eenvoudig voorbeeld aan: de wettelijke vereisten waaraan een factuur moet voldoen.

Een bedrijfsadministratie voeren draait om het verzamelen, opslaan, verwerken en analyseren van gegevens en informatie.

De wettelijke eisen van een factuur

Als BTW-ondernemer moet je factuur voldoen aan een aantal wettelijke vereisten:

  • De volledige naam, van jezelf en de afnemer
  • Het volledige adres, van jezelf en de afnemer
  • Je btw-identificatienummer
  • Je KVK-nummer
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt
  • Een factuurnummer
  • Als je goederen levert: wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel
  • Als je diensten levert: wat voor diensten heb je geleverd en de omvang ervan
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
  • Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
  • Het btw-bedrag

Om ook daadwerkelijk betaald te krijgen is het natuurlijk ook handig om contact- en betalingsgegevens aan de factuur toe te voegen. Dit zijn de algemene vereisten voor facturen, maar om de complexiteit weer te geven zijn op deze regels voor 25 situaties uitzonderingen van toepassing. Dit voorbeeld van de factuurvereisten geeft al aan dat voor de juiste toepassing van wet- en regelgeving binnen je administratie, het beschikken over deskundig personeel van belang is. Zij hebben kennis van de vereisten waaraan je als ondernemer moet voldoen. Uiteraard heeft niemand alle regels scherp op het netvlies, maar het is belangrijk dat de verantwoordelijken de risico’s herkennen en hun weg weten te vinden naar de juiste antwoorden wanneer documentatie op correcte wijze moet worden verwerkt of vastgelegd

De verantwoordelijken moeten de risico's herkennen en hun weg weten te vinden naar de juiste antwoorden.

De risico’s en gevolgen van een gebrekkige administratie

Wanneer de administratie van je onderneming niet op correcte wijze wordt bijgehouden, brengt dat een aantal risico’s met zich mee. In het geval van een belastingcontrole kan de inspecteur je een boete opleggen voor het niet correct voeren van je administratie. Dit gebeurt vaak aan de hand van een ambtshalve aanslag, waarbij de inspecteur een schatting maakt van het niet correct verwerkte bedrag aan belasting. Het is vervolgens aan jou om hierop bezwaar aan te tekenen en met bewijzen te komen dat dit niet het geval is. Uiteraard wil je dit voorkomen.

De beste manier om dat te doen is door het correct voeren van je administratie, en bij een eventuele controle de boekhouding te kunnen overleggen aan de inspecteur. Naast het ontvangen van boetes is de kans groot dat je met onjuiste financiële gegevens verkeerde beslissingen neemt. Zelf ken ik het voorbeeld van een ondernemer die volop investeerde en blij was dat aan het eind van het jaar zijn banksaldo was gestegen. Dat moest wel een goed jaar zijn geweest. De ondernemer was alleen vergeten dat hij een flinke lening had gekregen, waardoor de resultaten in werkelijkheid fors negatief waren, ondanks dat de bankstand gestegen was.

De inrichting en toegevoegde waarde van een effectieve administratie

Met het voeren van een nette bedrijfsadministratie voorkomen we dus bepaalde risico’s. Een effectieve administratie is opgebouwd uit verschillende systemen en processen, waaronder een verkoopadministratie, inkoopadministratie, financiële administratie en personeelsadministratie. Elke afdeling van een bedrijf heeft specifieke administratieve behoeften en het is belangrijk om te bepalen welke systemen en processen nodig zijn om deze behoeften te vervullen. Het voeren van een moderne bedrijfsadministratie betekent niet alleen het verzamelen van gegevens, maar ook het opslaan en beschikbaar stellen van deze informatie voor analyse.

Dit kan bijvoorbeeld door middel van het gebruik van software en dashboards voor bedrijfsbeheer, waarmee bedrijfsgegevens gemakkelijk kunnen worden opgeslagen en opgevraagd. De afgelopen jaren is er op het gebied van het voeren van een financiële administratie veel veranderd. Zo zijn we telkens digitaler gaan werken, en de komende jaren zet deze trend zich alleen maar voort. Het is dan ook belangrijk dat je administratieve afdeling meebeweegt met ontwikkelingen. Gebeurt dit niet dan wordt er mogelijk te veel tijd en geld besteed aan het verwerken van de administratie, waardoor analyses gericht op toekomstige groei uitblijven. In dit geval werk je voornamelijk reactief, in plaats van vooruitkijken en anticiperen op de beoogde groei.

Het voeren van een nette administratie doe je niet alleen om boetes te voorkomen, er is ook een toegevoegde waarde voor jou als ondernemer. Een nauwkeurige en efficiënte administratie is essentieel voor de financiële gezondheid van een bedrijf en vormt de basis voor het nemen van gefundeerde beslissingen. Met de juiste systemen en recente cijfers kan je regelmatig rapporten genereren en de informatie uit deze rapporten verder analyseren. Hierdoor krijg je inzicht in de financiële prestaties, verkoopontwikkelingen en operationele efficiëntie van je organisatie of onderneming. Dit is nuttig bij het nemen van beslissingen over toekomstige investeringen, bedrijfsgroei en het verbeteren van de bedrijfsprocessen.

 

Een kloppende administratie in een notendop

Gegevens en informatie verzamelen, opslaan, verwerken en analyseren om inzicht te krijgen in de financiële en bedrijfsgegevens van een onderneming doe je niet zomaar even. En net als met zoveel dingen in het leven, betalen voorbereiding, nauwkeurigheid en inzet zich meestal vanzelf terug. Alleen op basis van eerlijke gegevens neem je namelijk de beste beslissingen om de juiste stappen richting een mooie toekomst van je organisatie te zetten. Bovendien is het belangrijk om te voldoen aan wettelijke vereisten voor financiële verslaglegging en fiscale rapportage. ​​Wil je meer weten over onze visie op het vormgeven van je administratie en financiën? En hoe je dat met Number Heroes kan realiseren? Kom in contact met Cornelis. Hij kan je alles vertellen over onze ontwikkelingen en oplossingen.

Tips van Number Heroes

Bij Number Heroes denken we net even anders. Wij laten cijfers vóór je werken. Met deze artikelen geven wij je een kijkje in onze keuken. We geven je concrete tips over het verwerken van je financiën en het voordeel voor organisatie en bedrijfsvoering. Ben je na het lezen van deze artikelen geïnspireerd of wil je meer weten over onze oplossingen? Kom dan in contact met Cornelis of Adriaan via het contactformulier.